מבוא ורקע כללי
רימון גלובל, חברה בעלת פריסה בינלאומית, עוסקת במתן שירותים ופעילות עסקית ביותר מ-15 מדינות. לנוכח גידול מתמיד בהיקף הפעילות, מגוון רגולציות פיננסיות, פיזור גיאוגרפי והצורך בבקרה מחמירה על תקציב, רכש וניהול כספים – הוחלט על מהלך הנדסה מחדש של כלל התהליכים התומכים והמשיקים לפעילות הליבה של הארגון.
מטרת הפרויקט הייתה להחליף תשתיות עבודה ידניות ומבוזרות, להתגבר על ריבוי מערכות אקסל, ולהפסיק עבודה ריכוזית שמבוססת על עובדים ספציפיים. האתגר המרכזי היה לייצר מערכת אחת אחודה, דיגיטלית, מבוקרת ומותאמת לצרכי כל מדינה וכל עובד, אשר תשמש מקור אמת בלעדי לכל הפעולות – מהגשת בקשות רכש, דרך ניהול קופה קטנה ועד מעקב תקציבי ובקרה בזמן אמת.
הפרויקט תוכנן להתבצע באמצעות פלטפורמת monday.com, תוך פיתוח תהליכים וממשקים יעודיים, והתבססות על עקרונות של ניהול תהליכים מודרני, נגישות מידע, שקיפות, אוטומציה ושליטה רב-שכבתית. הבחירה ב-monday.com איפשרה התאמה לכל מדינה ומחלקה, והיוותה בסיס להרחבה עתידית של תהליכים נוספים.
The Challenge
תאימות הפרויקט להתמחות ונקודות מוצא עיקריות
הפרויקט דרש התמחות במספר תחומים: אפיון תהליכים פיננסיים גלובליים, ניהול רשומות ומידע עסקי רגיש, הבנת דקויות רגולטוריות, פיתוח ממשקי משתמש רב-שפתיים, יכולת חיבור לשרתי קבצים ובניית הרשאות מורכבות.
צוות הפרויקט כלל מומחים בתכנון תהליכים, מובילי פיתוח monday.com, אנשי הדרכה והטמעה, יועצים פיננסיים ואנשי בקרה.
בשלב הראשון, הושם דגש על למידה עמוקה של תהליכי העבודה בשטח. נאספו נתונים ממנהלי מדינות, עובדי רכש, חשבים, אנשי בקרה והנהלה. נותחו מגבלות מבניות, צווארי בקבוק וטעויות חוזרות שגרמו לעיכובים, חוסר שקיפות ואף סיכונים תפעוליים.
לצד זה, נבחנו פתרונות אחרים שהיו קיימים בשוק ונדחו בשל אי-גמישות או אי-התאמה לדרישות רב-ארגוניות ורב-מדינתיות.
The Solution
שיטות עבודה, שלבי יישום ותוכנית עבודה
תהליך העבודה התבצע בשיטה של Waterfall מודרני עם שלבי agile בסבבים קצרים:
פגישות עם בעלי תפקידים, איסוף צרכים ותעדוף, זיהוי מגבלות טכנולוגיות ורגולטוריות, מיפוי נקודות כשל והצלחות בתהליכים קיימים, אפיון תהליכים עתידיים תוך מענה על צרכים ייחודיים לכל מדינה ויחידה עסקית.
בניית workflows מפורטים בלוחות monday.com, תכנון היררכיות (Global → Country → User), הגדרת אוטומציות בין שלבי עבודה, תכנון הרשאות, הקמת טפסים דיגיטליים ויצירת דשבורדים תומכים לניהול ולקבלת החלטות.
הקמת לוחות ומודולים לניהול קופה קטנה, רכש, תשלומים, ספקים, קבלנים, תקציב, הכנסות והוצאות. פיתוח חוקים וטריגרים (למשל: לא ניתן לאשר הוצאה ללא תקציב פנוי), חיבור לאינטגרציות קיימות (חשבוניות, מסמכים דיגיטליים), בניית תהליכי אישור דינמיים, עץ הרשאות, דוחות ניהוליים, וכלי ייצוא מידע.
הרצה בסביבת בדיקות, סבבי תיקוף עם משתמשי מפתח בכל מדינה, תיקון באגים, בדיקות עומס, בדיקת מענה על כל התרחישים העסקיים והפיננסיים.
בניית מערכי הדרכה פרונטלית ומקוונת, הפקת מדריכי משתמש, בניית תסריטי תרגול, הדרכות קבוצתיות וליווי אישי. צוותי ההטמעה פעלו במקביל בשטח ובמרחב הדיגיטלי.
קיום פגישות איסוף משוב שוטפות, הוספת שיפורים ופיתוחים בהתאם להערות משתמשים, הטמעה של תהליכים משופרים ב-real time, והרחבת המערכת למודולים ותהליכים חדשים.
Technologies
תוצרי ביניים ותוצרים סופיים
הפרויקט לווה בשורה של תוצרי ביניים – דוחות אפיון מלאים, תרשימי תהליך, מצגות הנהלה, סרטוני הדגמה ותדריכים להנהלה. כל שלב של פיתוח לווה במסמכי תיעוד ובקרה.
התוצרים המרכזיים:
תוכנית עבודה, בקרה והבטחת איכות
לפרויקט גובשה תוכנית עבודה רב-שלבית, עם אבני דרך ברורות, תאריכים מחייבים, מדדי הצלחה (KPI) מדודים, ובקרה הדוקה על כל שלב.
המערכת נבחנה שוב ושוב מול עשרות תרחישים – כולל תרחישי קיצון כגון:
מנגנון בקרת איכות לווה באנשי QA פנימיים וחיצוניים.
מדדי הצלחה נמדדו ונבדקו לאורך זמן:
שביעות רצון הלקוח
שביעות רצון הלקוח הייתה יעד מרכזי לאורך כל חיי הפרויקט.
כבר בשלבי הפיילוט התקבלו משובים חיוביים במיוחד מהצוותים במרכז, מנהלי מדינות ומחלקות הכספים.
עובדים דיווחו על:
בנוסף, היכולת לעקוב אחר תהליכים מכל מקום ובכל זמן (כולל מהמובייל) שיפרה את רמת השליטה והבקרה של ההנהלה על כל המתרחש.
גם עם העלייה לאוויר, נשמר קשר ישיר בין הצוותים – כל תקלה קיבלה מענה מיידי, והמערכת עברה התאמות שוטפות בהתאם לפידבק מהמשתמשים.
מקוריות, יצירתיות וחדשנות בפרויקט
הפרויקט התאפיין בחדשנות, מקוריות וגמישות תכנונית גבוהה.
הפתרון נבנה כמודולרי, אפשר התאמה דינמית לכל מדינה ומחלקה, והתבסס על חיבור בין עולם מערכות המידע הגלובלי לכלים פשוטים וידידותיים.
השימוש בכלי monday.com באופן שלא בוצע קודם – במיוחד בבניית תהליכים מורכבים (Multi-step Approval, ממשקי ניהול תקציב אינטראקטיביים, דוחות בזמן אמת עם drill-down לפי מדינה) – איפשר גמישות והתאמה מיטבית, ויצר סטנדרט חדש לאופן ניהול תהליכים תומכי ליבה בארגון גלובלי.
המערכת נבנתה כך שכל תהליך ניתן לשכפול מהיר, התאמה, ושינוי לפי צורך – ללא תלות בגורם יחיד או בצוות טכנולוגי ייעודי.
השימוש באוטומציות, אינטגרציות חכמות, כלים אנליטיים ותמיכה רב-שפתית, יצרו סביבה דיגיטלית דינמית, המאפשרת הרחבה עתידית ללא מגבלה.
סיכום
פרויקט רימון גלובל מדגים את היכולות הרחבות של צוות אנטריפוינט בניהול והטמעה של תהליכים עסקיים מורכבים, חוצי מדינות ויחידות.
שילוב של הבנה עמוקה של תהליכים עסקיים, פיתוח פתרון מותאם אישית, הקפדה על בקרת איכות וליווי מתמיד – הוביל ליצירת מערכת מודרנית, בטוחה, נגישה, שקופה ויעילה, שמביאה ערך אמיתי ללקוח, ומבססת תשתית לצמיחה עסקית ארוכת טווח.
Results
מגוון פעילויות שבוצעו בפרויקט
במסגרת הפרויקט בוצעו פעילויות מגוונות ומקיפות. מעבר לפיתוח המערכת עצמה, הוקמה סביבת פיילוט מתקדמת שכללה סימולציות של תרחישים מורכבים:
נבנה תהליך מלא של onboarding לעובדים חדשים, הכולל תרגול במערכת וקבלת הרשאות מותאמות תפקיד.
הופקו חומרים מקצועיים (סרטוני וידאו, מדריכים כתובים, תסריטי תרגול) בשלוש שפות, והמערכת נבדקה בפועל על-ידי צוותים רב-תרבותיים.
במהלך ההטמעה, סופקו תמיכה וליווי פרטניים, נבנה מערך help desk ייעודי, והוקמו קבוצות משתמשים לפי מדינה ולפי תפקיד, שאפשרו התאמה וייעול של תהליך ההדרכה וההטמעה.
נוסף לכך, בוצע ליווי טכנולוגי הדוק, שכלל פיקוח על תקינות העבודה, עדכוני תוכנה שוטפים, שדרוגי הרשאות, והעברת ידע לאנשי המחשוב המקומיים.