רקע – הארגון והצורך בשינוי
חברת RAD היא מובילה עולמית בפיתוח פתרונות תקשורת עבור מפעילי תשתית ולקוחות קריטיים, עם מטה מרכזי בישראל ופריסה גלובלית. RAD מייצגת עשורים של חדשנות, אך גם מתמודדת עם אתגרי ניהול מורכבים – גידול בתיקי פרויקטים, דרישות לפיתוח מהיר, אינטגרציה בין מחלקות, ומעקב אחר תוצרים מגוונים.
ככל שהארגון התרחב, התעורר הצורך לרענן את תהליכי העבודה, להטמיע שיטות ניהול מודרניות ולהוביל שינוי רוחבי שישדרג את היכולת הניהולית והבקרה.
עד לשלב זה, חלק מהפרויקטים נוהלו בכלי אקסל, אחרים במערכות ייעודיות למחלקות (R&D, שיווק), ולעיתים אף באמצעות מיילים ופורומים פנימיים. המידע היה מבוזר, הבקרה חלקית, והתהליכים התנהלו לעיתים מתוך "כיבוי שריפות" במקום ניהול מסודר.
ההנהלה הבינה שזהו צו השעה – לבצע שינוי עומק שיאחד את הכלים, ייעל את תהליכי העבודה ויאפשר שליטה ובקרה ברמה הגבוהה ביותר.
The Challenge
אפיון האתגר: שינוי תרבות עבודה, לא רק כלי דיגיטלי
המשימה לא הייתה רק להטמיע מערכת דיגיטלית – אלא להוביל שינוי תרבותי אמיתי. שינוי כזה דורש שותפות של כלל העובדים, שכנוע מנהלים ותיקים, התאמת הכלים לצרכים אמיתיים, ובניית אמון בתהליך.
הנהלת RAD סימנה מטרות ברורות:
כדי להשיג את המטרות הללו, הוחלט להטמיע את monday.com – פלטפורמה מודרנית המאפשרת בניית תהליכי עבודה בהתאמה אישית, בשקיפות ובשיתוף פעולה.
The Solution
שלב ההכנה: מיפוי, שיתוף והבנת נקודות הכשל
השלב הראשון היה מיפוי של כל תהליכי העבודה ב-RAD. אנשי הצוותים והמנהלים הוזמנו לשולחנות עגולים בהם תיארו את שיטות העבודה הקיימות, הדגישו מה עובד ומה פחות, והצביעו על נקודות הכשל.
בין הבעיות שעלו:
בנוסף, התברר שלעיתים יש פער בתקשורת בין צוותי הפיתוח, צוותי השיווק, וניהול המוצר – לעיתים דרישות שיווק לא זכו לטיפול בזמן, ולעיתים פיתוחים הושלמו ללא סנכרון מול יעדי שיווק.
תכנון פתרון – יצירת מודל עבודה חדש
האתגר שעמד בפני צוות הפרויקט היה להציע מודל עבודה שיהפוך את monday.com לכלי מרכזי, לא רק טכני, אלא כזה שמוביל שינוי בתרבות העבודה. המודל כלל:
Technologies
התהליך הארגוני: מהלך פרויקט השינוי
שלב א' – בניית אמון, תקשורת ושותפות
הפרויקט נפתח בכנס השקה לכל העובדים, שם הציגה ההנהלה את החזון: למה צריך שינוי, איך הוא ייראה ומה הערך של כל עובד בתהליך. התקיימו סדנאות שיתוף – כל מחלקה העלתה את הצרכים שלה, והאתגרים הוצפו באופן פתוח.
הגישה הייתה בגובה העיניים: שיתוף, הקשבה והסרת חסמים – לא "נחיתה מלמעלה", אלא הובלה משותפת.
שלב ב' – פיתוח תהליכים ומבנה עבודה על monday.com
החלק השני היה בניית התהליך הטכנולוגי: צוות היישום של Entrypoint מיפה את הצרכים, בנה לוחות עבודה דינאמיים ב-monday.com, הגדיר אוטומציות, הקים חיבורים בין מחלקות ובנה דוחות מנהלים בזמן אמת.
כל שלב במערכת לווה בכתיבת מדריכים ברורים, צילומי מסך, וסרטוני הדרכה קצרים. נבנה ארכיון דיגיטלי של חומרים כך שכל עובד יוכל להסתמך עליהם גם בהמשך.
הדרכה והטמעה פרונטלית
שלב ג' – הדרכה והטמעה פרונטלית
המרכז של הפרויקט היה בתהליך ההדרכה. הובילו אותו מדריכים מקצועיים, בעלי ניסיון מעשי בעולם הפיתוח, השיווק והטמעת מערכות מידע.
ההדרכה לא התבצעה רק בכיתה – אלא כללה גם סימולציות חיות, תרגול מעשי מול המשימות של הארגון, ותמיכה אישית.
כל קבוצה – פיתוח, שיווק, ניהול מוצר – קיבלה סשן ייעודי משלה, בו תרגלו את כל תהליכי העבודה.
לדוגמה: צוות השיווק תרגל פתיחת דרישה חדשה, העברה ל-R&D, בקרה אחרי סטטוס הפיתוח, צפייה בלוח Roadmap ועוד. צוותי הפיתוח תרגלו ניהול Feature, מעבר מסבב לסבב, הפעלת אוטומציות, סגירת משימות והפקת דוחות. מנהלים תרגלו מעקב אחרי מדדים, תכנון Roadmap, קבלת החלטות ותעדוף.
המדריכים התעכבו על הקשיים הטכניים, שברו את מחסום הפחד, והתמקדו במתן בטחון – כך שכל עובד, בכל דרג, הרגיש בטוח לעבור לכלי החדש ולשאול שאלות.
שלב ד' – תמיכה וליווי לאחר ההדרכה
לאחר ההדרכות, הופעל ערוץ תמיכה דיגיטלי וזמינות מדריכים למענה מהיר. בנוסף, נערכו מפגשי רענון אחת לשבועיים – מפגשים לא פורמליים בהם העובדים שיתפו דילמות מהשטח, הציפו תקלות, קיבלו טיפים לעבודה חכמה, וגם הציעו שיפורים.
אתגרים עיקריים ופתרונות
עובדים מסוימים, בעיקר ותיקים, חששו מהמעבר. חלקם הביעו חשש מהתייעלות שתוביל לדרישה לעבודה מהירה יותר, אחרים פחדו מאובדן שליטה.
הפתרון היה לשלב אותם בקבלת ההחלטות, להציף את הערך והיתרון, להראות כיצד הכלי מקל על חייהם, ולהציג סיפורי הצלחה קטנים ("ניצחונות מהירים") שהושגו עוד בשלב הפיילוט.
היה קושי בשילוב המידע מכלי עבודה קיימים (אקסלים, Jira, מערכות פנימיות). צוות הפרויקט בנה ממשקי אינטגרציה והדריך את העובדים כיצד להעביר מידע, לשמור היסטוריה, ולבצע מעקב אחוד.
כמו בכל ארגון, היו עובדים עם פערים ביכולת הדיגיטלית. ההדרכות כללו קצב מותאם, תרגול אישי, והוצע מערך חונכות פנים-ארגוני שבו עובדים חזקים טכנולוגית סייעו לחבריהם.
פיתוח דוחות ודשבורדים בזמן אמת דרש דיוק ואפיון פרטני. נעשתה עבודה משותפת עם מנהלים להגדיר אילו KPI חשובים באמת, מה צריך להציג ואיך – תוך בניית ממשק פשוט וידידותי.
סיכום והמלצות לעתיד
פרויקט השינוי הארגוני ב-RAD מהווה דוגמה לפרויקט דגל – לא רק בהיבט הטכנולוגי, אלא בעיקר בשינוי החשיבה, התרבות והביצוע בפועל.
הצלחת הפרויקט הושגה בזכות שיתוף פעולה אמיתי, הקשבה לשטח, הדרכה פרקטית, ויכולת להטמיע שינוי במעגלים רחבים.
ההמלצה להמשך
ההמלצה להמשך היא לשמר את רוח החדשנות: להמשיך להשקיע במפגשי הדרכה, לבדוק כלים חדשים במידת הצורך, ולבצע מדידה שוטפת של שביעות רצון ויעילות.
במקביל, מומלץ להעמיק את האינטגרציה בין monday.com למערכות נוספות, להוסיף דוחות חכמים ולחזק את מערך התמיכה הפנים-ארגונית.
במבחן התוצאה
RAD קיבלה לא רק כלי עבודה מתקדם, אלא מנוע תרבותי שמאפשר לה לצמוח, להתייעל ולספק ערך גבוה יותר לכל בעלי העניין.
Results
תוצרים, מדדים ותוצאות
הפרויקט כלל מגוון תוצרים ארגוניים:
השפעות וערך מוסף לארגון
השינוי הארגוני לא הסתיים בהטמעת הכלי – אלא יצר קפיצת מדרגה תרבותית: